Безнадежными долгами признаются долги перед налогоплательщиком, по которым истек срок исковой давности, либо по которым обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта государственного органа или ликвидации организации. (п.2 ст. 266 НК РФ)
Если дебиторскую задолженность уже невозможно взыскать с должника, она подлежит списанию как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. Сделать это нужно в определенные сроки.
Дебиторскую задолженность списывают по каждому обязательству отдельно, по истечении срока исковой давности, либо когда она становится невозможной для взыскания, например в случае ликвидации организации (п. 77 положения по ведению бухучета и отчетности).
Следует иметь ввиду, что срок исковой давности прерывается и его течение начинается заново при совершении должником действий, свидетельствующих о признании долга. Перечень таких действий в законодательстве четко не определен. Согласно п. 20 Пленума ВС от 29.09.2015 № 43 к ним можно отнести:
— признание должником претензии, если в ответе на претензию прямо не указано, что должник признает долг, то ответ нельзя считать признанием долга.
— изменение договора, из которого следует, что должник признает наличие долга,
— просьба должника об отсрочке или о рассрочке платежа.
— подписанный акт сверки (с таким подходом согласен Минфин — письмо от 19.07.2011 № 03-03-06/1/426).
При этом, если должник оплатил часть долга или признал его частично, это не считается признанием долга в полной его сумме.
Оформление:
Факт возникновения дебиторской задолженности должен быть подтвержден документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
- Проводится инвентаризация дебиторской задолженности и составляется акт с приложением подтверждающих документов – договоров, накладных, актов выполненных работ и пр.
- Бухгалтер должен подготовить справку о наличии просроченной дебиторской задолженности (составляется по результатам инвентаризации).
- Руководитель на основании этой справки издает приказ об ее списании
Налог на прибыль
Если перед контрагентом есть встречное обязательство, сомнительной признается только та часть, которая превышает кредиторскую задолженность. При этом, кредиторскую задолженность нужно учитывать по всем договорам с контрагентом, наступил срок погашения кредиторской задолженности или нет, значения не имеет. (п. 1 статьи 266 НК).
Основания для признания долга безнадежным в налоговом учете приведены в ст. 266 НК (перечень закрытый):
— истечение срока исковой давности (ст. 196 ГК),
— ликвидация должника, в том числе в результате банкротства (ст. 419 ГК РФ, письмо Минфина от 18.03.2019 № 03-03-06/1/17813),
— прекращение обязательства на основании акта органа государственной власти / органа местного самоуправления (ст. 417 ГК РФ),
— невозможность исполнения обязательства по не зависящим от воли сторон причинам (ст. 416 ГК), например, в связи со стихийными бедствиями, терактами и пр.,
— долги, невозможность взыскания которых подтверждена постановлением судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства (в связи с тем, что не удалось установить местонахождение должника или его имущества, у должника отсутствует имущество, на которое может быть обращено взыскание),
— долги гражданина, признанного банкротом.
При этом, долг не признается безнадежным и его нельзя списать в расходы, если задолженность прекращается вследствие реорганизации и совпадении должника и кредитора в одном лице (письма Минфина № 03-03-06/1/199 от 21.03.2008 и № 03-03-06/1/55301 от 06.08.2018) или если предприниматель утратил статус ИП, т.к. долг можно взыскать с физического лица (письмо Минфина от 27.04.2017 № 03-03-06/1/25384).
Когда оснований для признания долга безнадежным сразу несколько, его нужно списать в том периоде, в котором наступило первое по времени основание (письмо Минфина от 22.06.2011 № 03-03-06/1/373).
При расчете налога на прибыль безнадежную дебиторскую задолженность можно:
1. Отразить во внереализационных расходах (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК).
в том периоде, когда соблюдены условия для признания долга безнадежным (письма Минфина от 09.11.2018 № 03-03-06/2/80503, от 20.06.2018 № 03-03-06/1/42047, от 14.05.2018 № 03-03-06/1/31977). Списание безнадежного долга возможно в текущем периоде, только если нельзя точно определить, в какой период он стал безнадежным.
Другая позиция:
Безнадежный долг можно списать на расходы и в более позднем периоде, если к моменту подачи декларации не истек трехлетний срок возврата или зачета переплаты (п. 7 ст. 78 НК).
Обоснование: если расходы вовремя не учтены – это ошибка, которая привела к переплате налога в конкретном отчетном периоде. Когда ошибка привела к переплате налога, исправить ее можно в том периоде, в котором она выявлена и подавать уточненную декларации за прошлые периоды не нужно (абз. 3 п. 1 ст. 54 НК). Таким образом, списание безнадежного долга в более позднем периоде, это исправление ошибки.
Долг можно списать в срок не превышающий трех лет с момента переплаты (это подтверждается в определении Верховного суда от 19.01.2018 № 305-КГ17-14988).
Необходимо иметь ввиду, что в этом случае, существуют налоговые риски, т.к. списание безнадежного долга в более поздние периоды может привести к спорам с налоговой.
Если оснований для признания долга безнадежным несколько, то списать его нужно в том периоде, в котором наступило первое из них (письмо Минфина № 03-03-06/1/373 от 22.06.2011 ).
2. Списать за счет созданного резерва по сомнительным долгам (п. 5 ст. 266 НК).
В этом случае, включить во внереализационные расходы можно сумму задолженности, не покрытую за счет резерва (подп. 2 п. 2 ст. 265, п. 5 ст. 266 НК).
НДС
Налогооблагаемую прибыль уменьшает вся сумма безнадежной дебиторской задолженности с учетом НДС. (письмо Минфина № 03-03-06/1/21726 от 11.06.2013 ).
УСН
Сумма безнадежной дебиторской задолженности не уменьшают налоговую базу по единому налогу.
При определении налоговой базы можно учитывать только те затраты, которые перечислены в закрытом перечне в п. 1 статьи 346.16 НК. Безнадежная к взысканию задолженность долгов в нем не перечислена.
НДФЛ
При списании задолженности взаимозависимого физического лица, у организации возникает обязанность удержать НДФЛ (пп. 5 п. 1 ст. 223 НК), если же должник взаимозависимым не является НДФЛ удерживать не нужно (письмо Минфина от 25.01.2019 № 03-04-06/4277).